Informativa sulla privacy

La presente informativa descrive come Vanillabooking (di seguito “Vanillabooking”, “noi”) tratta i dati personali nell'ambito del servizio di gestione appuntamenti e dell'assistente conversazionale su WhatsApp offerto alle attività su prenotazione (saloni, studi e simili, di seguito “Cliente”/“salone”) e ai loro clienti finali.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è Synchronica di Nacci Giuseppe (impresa individuale) — P.IVA 06921780729, C.F. NCCGPP77A20B791C — sede legale in Vico IV La Croce 16, 70100 Bari (BA), Italia. PEC: synchronica@pec.it. Per qualsiasi richiesta sui dati: g.nacci@synchronica.it.

2. Ruoli: titolare e responsabile

• Per i dati dell'account del salone (dati di registrazione, fatturazione, uso del servizio) Vanillabooking agisce come titolare.
• Per i dati dei clienti finali del salone (anagrafiche, appuntamenti, messaggi WhatsApp) Vanillabooking agisce come responsabile del trattamento per conto del salone, che ne è titolare. Il trattamento avviene secondo le istruzioni del salone e un accordo di nomina a responsabile (DPA).

3. Dati che trattiamo

• Dati di account: nome, email, password (in forma cifrata), nome e dati dell'attività.
• Dati operativi del salone: servizi, operatori, orari, anagrafiche clienti, appuntamenti.
• Dati WhatsApp: numero di telefono del cliente finale e contenuto dei messaggi scambiati con l'assistente (necessari per prenotare/spostare/disdire), identificativi tecnici Meta (phone number id, WABA id).
• Dati di pagamento: gestiti dal fornitore di pagamento; non conserviamo i dati della carta.
• Dati tecnici: log di sistema, indirizzi IP, diagnostica, strettamente necessari a sicurezza e funzionamento.

4. Finalità e basi giuridiche

• Erogazione del servizio di prenotazione e dell'assistente WhatsApp — esecuzione del contratto.
• Invio di conferme, promemoria e comunicazioni di servizio — esecuzione del contratto / legittimo interesse.
• Sicurezza, prevenzione abusi, adempimenti di legge — obbligo legale / legittimo interesse.
• Trattamento dei messaggi del cliente finale tramite l'assistente — su opt-in del cliente e per conto del salone.

5. Servizi terzi (responsabili / sub-responsabili)

Per erogare il servizio ci avvaliamo di fornitori che trattano dati per nostro conto:

• Meta Platforms / WhatsApp Business Platform — canale di messaggistica.
• OpenAI (e, come fallback, Mistral / Anthropic) — elaborazione linguistica dell'assistente.
• Resend — invio email transazionali (conferma account, reset password).
• Stripe — gestione dei pagamenti dell'abbonamento.
• Hosting — infrastruttura server e database.

Alcuni fornitori hanno sede negli USA: i trasferimenti avvengono con garanzie adeguate (Clausole Contrattuali Standard e/o Data Privacy Framework) ai sensi degli artt. 44 ss. GDPR.

6. Conservazione

Conserviamo i dati per il tempo necessario alle finalità indicate e agli obblighi di legge. Cessato il rapporto, i dati del salone e dei suoi clienti vengono cancellati o anonimizzati entro termini ragionevoli, salvo obblighi di conservazione.

7. Cancellazione dei dati

Puoi richiedere la cancellazione in qualsiasi momento. Vedi la pagina Cancellazione dei dati per la procedura e per la richiesta tramite il collegamento dell'account Meta.

8. Diritti dell'interessato

Hai diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità (artt. 15–22 GDPR), e di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Per esercitarli: g.nacci@synchronica.it. I clienti finali di un salone possono rivolgersi al salone (titolare) o a noi, che inoltreremo la richiesta.

9. Cookie

Il sito utilizza esclusivamente strumenti tecnici (cookie e memorizzazione locale del browser) necessari al funzionamento e all'autenticazione; non usiamo cookie di profilazione, analytics o pixel di terze parti. Il dettaglio è nella cookie policy.

10. Contatti

Synchronica di Nacci Giuseppe — Vico IV La Croce 16, 70100 Bari (BA), Italia · P.IVA 06921780729 · PEC synchronica@pec.it · g.nacci@synchronica.it.